U kojoj zemlji pršti od orgazma?
Sve vrvi trgovinama seksi igračkama, raznim spolno poticajnim materijalima, pornografskim filmovima i slično. ...
Krovovi bečkog metroa postaju postrojenja za proizvodnju solarne energije
Dobivenu će se energiju trošiti odmah na mjestu proizvodnje za pogon dizala, pokretnih stuba i rasvjetu. ...
Pravila ponašanja u restoranu i baru
Ukoliko ste u žurbi ili ne volite čekati, dajte napojnicu konobaru unaprijed i naglasite mu kako znate cijeniti dobru uslugu. ...
Anketa


NALAZITE SE U
Kongresna djelatnost je nekakva "aristokratska" vrsta turizma
Objavljeno: 07.08.2013. 11:40  
Kongresna djelatnost
Kongresna djelatnost

Kongresna djelatnost obuhvaća organizaciju raznovrsnih stručnih i poslovnih susreta u svijetu je, kao i kod nas, u stalnom porastu, tako da u turističkoj djelatnosti, kamo i spada, zauzima sve važnije mjesto.

 

Napisala: Majda Zidanski

 

Kongresna djelatnost je nekakva "aristokratska" vrsta turizma i stoga su i zahtjevi veći nego kod "klasičnog" turizma, što se u prvom redu odnosi na kvalitetu i raznovrsnost usluga i kvalifikacije kadrova.

I u Sloveniji se posljednjih godina kongresna djelatnost jako proširila i razvila pretežito u pravcu rekonstrukcije postojećih, kao i gradnje novih kongresnih prostora, a manje na  području osposobljavanja kadrova.

Profesionalnih kongresnih organizatora, takozvanih P.C.O., u Sloveniji gotovo i nema. U toj struci pretežito djeluje osoblje u okviru prodajnih službi hotela ili kongresnih centara, koji su na taj način vezani na prodaju svog objekta, dakle samo onih usluga koje nudi objekt. To su kongresni prostori, hotelske i ugostiteljske usluge i na tome, u većini slučajeva, ponuda i završava. Organizacija stručnog susreta je puno više.

 

Obilježja kongresne djelatnosti

Kongresna djelatnost je specifična djelatnost koja zahtijeva, kao i cjelokupan turizam, jako puno živog rada i osobne odgovornosti. Budući da, posebice u turističkim mjestima, to predstavlja i odličnu dopunsku djelatnost, ne čudi što privlači puno agencija ili hotela (kod nas su za tu djelatnost prvenstveno zainteresirani hoteli). Ipak, kongresna djelatnost, koja je mnogo šira od klasičnog turizma, obuhvaća poprilično šire područje. Iako susreti ili kongresi traju samo nekoliko dana, pripreme traju (posebice kod velikih međunarodnih kongresa) i po nekoliko godina.

Najvažnije u svemu je to, da kongres mora biti uspješan, jer mogućnosti za generalku ili čak ponavljanje jednostavno nema!

Svaki susret je jedinstven, specifičan i neponovljiv!

Izgovora za pogreške jednostavno NEMA!

Utvrdili smo da sudionici susreta i njihovi gosti u kongresnom mjestu troše pet do šest puta više od prosječnog turista. Uzroci za tako povećanu kupovnu moć su u strukturi tih gostiju. No međutim, kvalitetni prostorni i tehnički kapaciteti za rad kongresa neće biti dovoljni ako im ne dodamo i sadržaje. Ma kako moderno opremljen kongresni centar ili hotel neće zaživjeti uz nerazvijenu opću hotelsku, kulturno zabavnu, ugostiteljsku i trgovačku ponudu mjesta.

Od svih skupina u turizmu, sudionici na kongresima, koji su obično poslovni ljudi, stručnjaci, znanstvenici, političari, su oni gosti koji za svoj novac i vrijeme očekuju usluge s oznakom: točnost, pouzdanost, kvaliteta, besprijekorno odvijanje, udobnost, brzina (vrijeme je novac), primjerenost, fleksibilnost, izvornost, kreativnost, inovativnost.

To su osnovna načela takozvanog "event managementa" prema kojima bi trebala biti organizirana svaka priredba, posebno za poslovni i politički milje, znanost i struku.

Posljedice pridržavanja navedenih načela su:

-            visoka profitabilnost

-            dulje sezone

-            ekološki najosvješteniji gosti

-            multiplikativni učinak

-            promocija destinacije.

 

Prihvaćanje organizacije važnog međunarodnog susreta predstavlja veliku odgovornost. Najprije, radi se o ugledu države domaćina, potom mjesta održavanja kongresa i na kraju o ugledu priređivača i domaćina. Ukoliko u organizacijskom lancu usluga otkaže samo jedan članak, neuspjeh susreta je zajamčen. Samo jedan neljubazan recepcionar u hotelu ili nekulturan taksist mogu u trenutku poništiti sav trud svih preostalih osoba koje sudjeluju u organizaciji.

Zadaci P.C.O. mogli bi se sažeti u zajednički pojam: "P.C.O.: od savjetnika – i financijskog te poreznog, do organizatora".

Od svega je najvažniji sadržaj programa, jer po njemu će sudionici kongres najbolje pamtiti. Program susretu daje svoj pečat.

Mišljenja smo da se kongresi međusobno razlikuju i da je svaki susret jedinstven događaj. Pritom je važno uzeti u obzir specifičnost sudionika. Tehničari su jedno, dok su znanstvenici nešto posve drugo. I zato je program potrebno prilagoditi vrsti sudionika, kako bismo im u što kraćem vremenu ponudili i prikazali što više.

Gosti će boravak u kongresnom gradu puno bolje upamtiti po dobroj zabavi, gastronomiji i doživljajima općenito, nego prema još i kako suvremenoj kongresnoj dvorani. Dvorane su međusobno slične, a doživljaji su različiti i jedinstveni. Ovu činjenicu P.C.O. mora uvijek imati na umu kada sastavlja i savjetuje sadržaj programa.

Suvremeni P.C.O. su stručnjaci koji imaju širok profil znanja i sposobnosti suočavanja sa svim izazovima dinamičnog kongresnog tržišta.

Za uspjeh susreta naročito je važna suradnja između nositelja kongresne ponude.

Neki inače zagovaraju stav da je za priređivače bolje da se za pojedine usluge dogovore s pojedinim ponuđačima, jer svaki pojedinac najbolje poznaje svoje usluge.

To je inače istina, ali na kraju je svaku pojedinačnu uslugu potrebno povezati u smislenu cijenu, u događaj ili kongres.

Ipak, pa i oni koji zagovaraju odvojeno/pojedinačno dogovarane samo naglašavaju apsolutno sudjelovanje nositelja ponude.

U stručnim je krugovima većina onih koji su uvjerene pristaše "centralizirane organizacije" svih usluga na jednom mjestu!

To so uvidjeli i sami priređivači kongresa, ako ne prije, zasigurno nakon što su se i sami koji put zapleli u organizacijsku mrežu i stekli uglavnom negativna iskustva i izgubili puno živaca.

Budući da organizacija događaja prvenstveno znači savjetovanje i povezivanje, a priređivačima je to najpotrebnije, sve više kongresnih centara i hotela pokušava proširiti svoju ponudu i u pravcu organizacijskih usluga.

 

Standardi u kongresnoj djelatnosti

(sažetak članka g. Adema Suljića – AS kongresni centar Zagreb u zagrebačkom časopisu)

 

Zašto standardi?

Zato jer se unatoč stalnim poboljšanjima kvalitetne kongresne ponude još uvijek prečesto javljaju sljedeći nedostaci:

-            loši radni uvjeti za sudionike

-            premale kongresne dvorane

-            dvorane bez dnevne svjetlosti

-            loše i preglasno prozračivanje

-            nerazmjerna udaljenost između prozorskog prostora i ostalih zidova

-            neprivlačan ambijent

-            nedostatan broj »break out rooms« - prostora za manje sastanke, odnosno sekcije u vrijeme održavanja kongresa

-            neprimjerena rasvjeta

-            loša vidljivost projekcijskih površina

-            loša izolacija radi koje prevelika buka izvana ili iz okolnih prostora ometa tijek predavanja

-            neugodni mirisi iz kuhinjskih ili ostalih prostorija

-            neprimjerena/nerazmjerna veličina projekcijskih platna

-            nestabilne i pohabane »demo« daske

-            neudobnost i neprilagođenost sjedala i ostale opreme u dvoranama

-            radni ručkovi su preobilni, jednolični, teško probavljivi i sudionike čine umornima

-            neprimjeren sadržaj obroka tijekom odmora – još uvijek prevladava slatko pecivo umjesto svježeg voća

-            neprofesionalno, neodgovorno osoblje bez zahtijevanih iskustava

-            nepripremljenost određenog osoblja na brzo postupanje u pravo vrijeme

-            česta preopterećenost profesionalnog osoblja

-            nesposobnost reagiranja u kritičnim trenutcima – primjer: otkazivanje konferencijske tehnike

-            nesporazumi između naručitelja i osoblja radi nedogovorenih obveza

-            naručitelji su često u očima osoblja nekakvi »trouble makeri« koji uvijek nešto hoće, ili čak i lažu.

 

Kriteriji kvalitete kongresnih usluga kod nas zapravo ne postoje, kao što ih nema niti u većini ostalih zemalja. Tek je u zadnje vrijeme njemački DIN (standardi) izdao norme koji se inače odnose samo na Njemačku, ali su ih predlagali za prihvaćanje međunarodnim standardima ISO (International Standard Organisation). Sigurno će proteći godine prije nego će dokumenti i norme od strane ISO biti usklađene i prihvaćene.

Optimalni uvjeti za rad znače izvjesnost da će sudionici u dvorani dobro vidjeti, čuti, govoriti, reagirati i interaktivno djelovati.

 

Kongresi budućnosti: više dubine i autentičnosti, otvorenosti i fascinantnih tema

"Kongresi jesu i bit će kontinuitet u međusobnoj komunikaciji ali im je potrebno pružiti više dubine, otvorenosti i autentičnosti. Kongresi trebaju teme koje će fascinirati sudionike". Mnogo sadašnjih kongresa je samo suhi PR (»public relation«), a takve će sudionici u budućnosti izbjegavati. Uskoro će naime osjetiti da se radi samo o reklami, a ne o poruci!

Činjenica je da se način djelovanja u kongresnoj djelatnosti mijenja. U prvi plan dolaze faktori poput: kompetentnosti, motiviranosti, osjećaj odgovornosti, a prvenstveno pripremljenost na organiziranje. Sudionici očekuju doživljaje koje mogu i za koje su pripravni platiti. A mijenjaju se i način djelovanja, odnosi između ponuđača usluga, organizatora i sudionika.

 

Izazovi nadolazećih godina na ovome području:

-            ugodno ozračje u kongresnim prostorima

-            sigurnost

-            tehnologija

-            školovanja i usavršavanje

-            transparentnost

-            rast troškova

-            konkurencija

-            kvaliteta usluga

-            out sourcing.

Želi li neki P.C.O. zadržati svoje klijente, prvenstveno mora biti savjetnik!

 

Kongresna Slovenija

Kao i u svijetu, i kod nas kongresna središta i hoteli niču poput gljiva poslije kiše. Uz dužno poštovanje prema struci i uzimajući u obzir već spomenute kongresne standarde, u Sloveniji možemo istaknuti samo tri destinacije koje ispunjavaju osnovne uvjete ili koje imaju organiziranu kongresnu turističku ponudu.

To su:

-            Ljubljana

-            Portorož

-            Bled

S obzirom na prirodne razlike i uvjete, međusobno se mogu samo nadopunjavati i surađivati.

 

LJUBLJANA kao glavni grad i grad s kongresnim centrom te većim hotelskim kapacitetima prije svega je primjerena za veće znanstvene, stručne i političke skupove.

 

PORTOROŽ kao primorski grad s velikim kongresnim i hotelskim kapacitetima primjeren je za veće domaće i međunarodne susrete svih vrsta, od stručnih do korporacijskih. Jedini nedostatak je relativno velika udaljenost od zračne luke.

 

BLED ime sve prirodne preduvjete i idealne mogućnosti za stalni razvoj ove djelatnosti. Velika prednost Bleda je, kao jedne od vodećih kongresnih destinacija u Sloveniji, idealna dostupnost i lokacija mjesta. Međunarodna zračna luka udaljena je svega 30 km, međunarodna željeznica prolazi kraj Bleda, a cestovne veze su odlične, a do prijestolnice Ljubljane je samo 55 km.

Ako tome dodamo i razmjerno dobru kvalitetu kongresnih prostora, hotelskih i ostalih kapaciteta, a da turističke privlačnosti i tradiciju ni ne spominjemo, Bled je idealna destinacija za organizaciju zahtjevnih međunarodnih susreta – od kongresa do »incentive« programa. 

 

Ostala odredišta u Sloveniji ili preciznije hoteli, kongresnom se djelatnošću bave više kao dopunskom djelatnošću i stoga bi ih (prema definiciji standarda) mogli nazvati "hotelima za sastanke".


  isprintaj članak